Внеофисное ответственное хранение документов

Финансовая группа компаний «Zazolin Group» имеет богатый опыт в оказании комплекса таких услуг, как создание электронного архива и внеофисное хранение документов.

Внеофисное хранение документов - это необходимый для каждой фирмы способ организации архива.

Наша Компания работает более 10 лет на рынке оказания бухгалтерских, аудиторских, юридических и архивных услуг. За это время наша Компания приобрела безупречную репутацию и пользуется уважение среди постоянных Клиентов.

Финансовая группа компаний «Zazolin Group» - Ваш надежный партнер в сфере хранения документации вне Ваших офисов.

Наша Компания использует в своей работе новейшие технические средства и оборудование, позволяющие проводить внеофисное хранение документов на высшем современном уровне.

Предлагая внеофисное хранение документов, наша Компания гарантирует своим Клиентам полную конфиденциальность.

Вся хранящаяся у нас информацию закрыта для большинства наших собственных работников.

Доступ к архивным документам для обработки, хранения и уничтожения (утилизации) имеют только надежные и квалифицированные сотрудники – архивариусы нашей Компании, имеющие огромный опыт в архивном деле.

Для самих Клиентов наша Компания организует быстрый доступ к любым документам.

Доступ к документам получают только уполномоченные сотрудники Клиента.

Нами постоянно ведется история доступа к документации.

Ваша информация надежно защищена от несанкционированного доступа.

При оказании архивных услуг наша Компания учитывает все Ваши пожелания и запросы.

Наша Компания предлагает следующие услуги:

1. Архивная обработка документации.

Ваша фирма может заказать экспертизу своей документации для определения ценности документов.
Проведение экспертизы поможет разработать и сформировать систему документооборота Вашей фирмы, разработать номенклатуру дел, создать описи документов.
По результатам экспертизы также определяется перечень документов, подлежащих уничтожению (утилизации) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
После процедуры уничтожения документов составляются акты уничтожения.
По Вашему желанию наша Компания может оказывать переплетные работы всех видов.
Также для своих Клиентов мы проводим консультации относительно организации внеофисного хранения документов и делопроизводства.


2. Хранение и уничтожение (утилизация) документов

Наша Компания осуществляет внеофисное хранение документов Клиентов с проведением описи документов организаций, с последующей её сортировкой и упаковкой.

Списание архивных дел и уничтожение (утилизация) документации проводится по распоряжению Клиента конфиденциально нашими опытными профессиональными специалистами – архивариусами.
Уничтожение (утилизация) документов, проводится на шредере с последующим вывоз макулатуры.


Преимущества внеофисного хранения документов:

  • сокращение Ваших затрат на аренду площадей под архивы;
  • сокращение затрат на содержание персонала (зарплата, налоги, отчисление во
    внебюджетные фонды);
  • сокращение затрат на многочисленное оборудование, необходимое для организации
    архива;
  • единая точка хранения;
  • строгий учет документации с применением IT технологий;
  • вопросы относительно хранения документов решаются с учётом Ваших пожеланий в
    максимально короткие сроки;
  • быстрый и эффективный доступ к документам, только уполномоченным сотрудникам
    Вашей фирмы, в любой момент времени;
  • ведение истории доступа к документам;
  • гарантия безопасности хранения документации;
  • конфиденциальность (обеспечение сохранности любой информации, полученной в
    процессе работы и сотрудничества).

Мы предлагаем услуги по внеофисному хранению документов на взаимовыгодных условиях сотрудничества.


Электронный архив

Если Вы хотите получить удобный и быстрый доступ к своим документам, создание электронного архива — Ваш выбор.
Мы лишь обеспечим профессиональную помощь в данном деле.

С 2008 года компания «ЗАЗОЛИН» занимается оказанием полного перечня услуг в области перевода документов в вид электронных документов и их цифровой систематизации в электронной информационно-поисковой системе ИПС «ПРОФ АРХИВ».

Если у Вашей компании есть документация, требующая перевода в электронный вид, мы с радостью поможем Вам в этом. Наша компания готова предложить Вам профессиональную помощь в осуществлении сканирования документов различных типов, любого объема и любой сложности (ОРД, проектной, бухгалтерской, договорной, кадровой документации, архивных дел, анкет, книг, газет, чертежей, журналов, картотек и пр.).

Вы передаёте нам бумажные документы,
мы создаём для Вас электронный архив!

На сегодняшний день электронные документы обретают все большую и большую популярность. И это понятно, информация электронного типа прочно вошла в нашу повседневную жизнь.
Практичность электронных документов, позволяет более не загромождать полки помещений.
Универсальность — позволяет редактировать и видоизменять их.  Многофункциональность — позволяет обмениваться электронной информацией,
не вставая с рабочего места, и использовать её, группируя в базы данных, позволяющие производить аналитическую и статистическую работу.

Перечень услуг, предлагаемых нашей Компанией, подбирается индивидуально под каждого клиента и может состоять из следующих видов работ:

  • Подготовительные работы (разброшюровка, маркировка, создание описи, нанесение штрих-кодов и пр.) – данный вид работ задействуется, в случае если подготовительные работы могут в значительной мере повлиять на снижение стоимости проекта в целом.
  • Сканирование (процесс перевода документа традиционного типа в электронный вид) – данный вид работ необходим в большинстве случаев создания электронных архивов, именно за счет него у пользователя появляется возможность получать доступ к графическим образам документов, в зависимости от типа оригинальных документов выполняется на различном профессиональном сканирующем оборудовании.
  • Текстовое распознавание (перевод оригинальных текстов с отсканированных графических образов в редактируемый/машиночитаемый вид) – данный вид работ необходим, если необходимо производить быстрый поиск любого слова/значения по всему тексту отсканированного документа.
  • Ввод данных (индексирование документов по заданному составу полей) – данный вид работ является ключевым, если требуется создание полноценного поискового электронный архив. Именно за счет выполнения данных работ пользователь электронного архива может получить возможность осуществлять поиск/фильтрацию по ключевым значащим полям документа любого типа.
  • Формирование электронных книг (создание удобных к использованию современных форматов книг PDF, DOC и т.п.) – данный вид работ является вспомогательным и используется в случае если пользователь электронного архива в качестве результата хочет получить привычные документы офисного типа.
  • Запуск поисковой системы (установка и запуск информационно-поисковой системы ИПС «ПРОФ АРХИВ» с результатами работ по переводу документов в электронный вид) – данный вид работ является основным, в случае если наш Клиент пока не обладает собственным работоспособным электронным архивом.
  • Постобработка (внесение изменений в электронный ресурс с целью улучшения качества результатов работ) – данный вид работ может включать в себя любые Ваши пожелания по дополнительной обработке/преобразованию полученного электронного архива.

Сегодня Вы затрачиваете свои часы на поиск нужной информации. Уже завтра Вы получаете доступ к ней за считанные секунды!

Если Вы пока не готовы определиться с выбором, мы всегда готовы проконсультировать Вас и подобрать наиболее оптимальное решение по переводу имеющейся у Вас документации в электронный вид и созданию своего собственного ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА.
Работа без бумажных завалов, но строго по документам!
Мы ждем вашего звонка!




Скачать презентациюСкачать презентацию

Заявка на обслуживаниеЗаявка на обслуживание

Коммерческое предложение для компаний, предоставляющих услуги бухгалтерского аутсорсингаКоммерческое предложение для компаний, предоставляющих услуги бухгалтерского аутсорсинга

Почему с нами выгодно работатьПочему с нами выгодно работать



Смотрите также:
Скидки на бухгалтерское обслуживание
Заявка на обслуживание
Скорая помощь
Производственный календарь на 2013 год
Налоговый календарь
Задать вопрос
Отзывы и предложения
Курсы валют:
Дата: 00:00 00:00
Доллар: 0.00 0.00
Евро: 0.00 0.00
Источник:
Центральный банк РФ